É sabido que num Condomínio, em condições normais, suas despesas Ordinárias estão compostas da seguinte forma: 70% Despesas com Pessoal | 30% Demais despesas
Devido as condições atuais, muitos gestores estão em busca de ferramentas para analisar os gastos do condomínio, e diminui-los no que for possível. Para isso, é preciso montar uma peça orçamentária.
E como fazer isso considerando as despesas já projetadas no orçamento?
Esquecendo tudo que foi feito e começando da estaca zero.
Para auxiliar nesse processo, é possível fazer uso de uma ferramenta adotada pelas empresas quando precisam melhorar seus resultados no curto prazo, a elaboração do Orçamento Base Zero – OBZ:
O Orçamento Base Zero é uma metodologia diferente da tradicional, já que projeta receitas e despesas sem considerar os exercícios anteriores.
A ferramenta permite que o Síndico tenha condições de organizar e controlar melhor os gastos do Condomínio, eliminando a ocorrência de folgas no orçamento, as famosas “gordurinhas”.
A principal diferença com relação ao orçamento tradicional é que o OBZ não considera a média de despesas dos últimos anos, é preciso orçar individualmente cada uma das ações necessárias para o Condomínio.
Na elaboração do OBZ, cada atividade deve ser separada detalhando os gastos previstos, reduzindo, dessa forma, a ocorrência de desperdícios.
Sabe aquele serviço pago todo mês, que ninguém sabe para que serve? Este é geralmente um efeito do Orçamento Histórico, que vai replicando despesas de ano para ano.
O Orçamento Base Zero surge como a solução perfeita para os cortes. Uma boa dica na elaboração do OBZ é usar a Regra de Pareto: – Quais são os 20% das ações a serem tomadas, que irão gerar 80% das melhorias nos resultados para o Condomínio?
Algumas dicas:
- Corte o excesso de peso. A comparação com a mala de viagem é perfeita para entender o OBZ. Se você vai para a praia, precisa levar cachecol e luvas? Muitos Condomínios carregam Despesas na bagagem sem necessidade;
- Todas as atividades e Despesas do Condomínio devem ser questionadas. Mesmo aquelas que parecem essenciais podem ser considerados desnecessários sob uma perspectiva estratégica, mas calma, muita cautela;
- Evite cortes gerais em uma mesma proporção, algo como “reduzir em 5% as despesas de manutenção”;
- Despesas com Pessoal: independentemente do tamanho do Condomínio, os Gastos com Pessoal é uma das despesas mais representativas. Nestas horas, a aplicação do OBZ pode auxiliar a encontrar áreas do Condomínio que estão com necessidade de pessoal e ao mesmo tempo, colaboradores subutilizados. Lembrando que aprimorar a eficiência de Gastos com Pessoal não significa apenas reduzir o quadro (demitir), mas sim alocar os recursos humanos do Condomínio de forma mais adequada e eficaz.
Agora vamos para análise de cada linha orçamentária das despesas, e fundamentar a necessidade ou não, ou seja, definir se a despesa será mantida, negociada, suspensa, ou simplesmente eliminada.
Veja alguns exemplos:
- Manutenção dos Elevadores: despesa necessária e essencial | deve ser mantida e o valor do contrato deve ser negociado;
- Manutenção CFTV: despesa necessária | deve ser mantida, mas a sua forma e valor devem ser modificados. Deverão ser cortadas as visitas mensais e manter somente o atendimento emergencial;
- Manutenção dos Jardins: despesa necessária | deve ser mantida, mas a sua forma e valor devem ser modificados. Considerando que parte dos jardins estão nas áreas interditadas, as visitas deverão passar de mensais para bimensais e o valor do contrato deverá ser negociado;
- Consumo de energia: despesa necessária e essencial | desativar iluminação de todos os locais interditados; desativar iluminação dos espaços de áreas comuns interditadas.
E assim por diante, a conclusão de todo esse processo trará ao Condomínio, com certeza, uma redução do montante de suas despesas.
Claro que existem técnicas para a montagem de um OBZ, mas para a simplicidade da estrutura financeira de um condomínio basta o entendimento do conceito básico dessa ferramenta.
O Síndico, deve conhecer o Condomínio como ninguém, portanto, sabe exatamente onde poderá correr mais risco e onde deverá ser mais conservador.