Quem trabalha na gestão de manutenção, sabe: os custos associados a esse setor podem deixar diretores de cabelo em pé. Mas, um ponto essencial separa um setor com custos controlados de um no qual há uma demanda enorme de gastos: uma boa gestão.
Custos ou despesas?
À primeira vista pode parecer que as duas palavras são sinônimas, não é mesmo? Apesar disso, elas têm significados diferentes – mas bem fáceis de compreender.
Os custos estão relacionados com todo o valor gasto com a produção de uma empresa ou, mesmo, aquisição de estoque. Ou seja, podem ser considerados como custos todo o investimento feito em matéria-prima, estrutura, equipamentos, equipe de produção. Já as despesas estão relacionadas com investimentos em vendas, marketing, publicidade e, consequentemente, os salários dos profissionais envolvidos nessa função.
Uma maneira simples de compreender a diferença entre custos e despesas é pensar: se eu cortar um determinado investimento, vou gerar impacto negativo na produção da minha empresa? Se a resposta for sim, esse é um custo, o contrário indica que se trata de uma despesa.
Quais são os custos de manutenção
Os custos de manutenção são todos aqueles relacionados com a manutenção de equipamentos e estruturas de uma empresa. É natural pensar, à primeira vista, que esses são os valores gastos apenas para resolver danos e outros problemas. E mudar essa ideia é um dos primeiros passos para entender profundamente sobre a gestão de custos de manutenção – e, assim, realizar um trabalho estratégico.
Sim, consertos, trocas de peças e de equipamentos fazem parte da gestão de manutenção. Mas, não é só isso. Custos com equipe (desde todos os valores envolvidos na contratação a pagamento desse funcionário), equipamentos e treinamentos devem ser considerados como valores a serem gerenciados pelo setor. O investimento em softwares e outros tipos de tecnologia também são essenciais para que o trabalho seja executado de forma eficiente.
Em geral, todos os custos podem ser divididos em:
- custos diretos: são aqueles relacionados com peças de reposição, mão de obra, ferramentas e serviços;
- custos indiretos: valores gastos com depreciação de máquinas e equipamentos e, ainda, com o prejuízo causado pelo tempo de parada da produção – ou seja, lucro cessante;
- custos induzidos: relacionados com o impacto no caixa causado por falhas na produção.
A importância da gestão de custos de manutenção
A gestão de custos de manutenção tem como papel principal controlar os custos e despesas relacionados com o setor. Ou, em resumo, manter a operação em pleno funcionamento. Quando o trabalho é realizado não apenas para “apagar incêndios”, o gestor busca do equilíbrio entre estes gastos.
Além disso, é papel do gestor mudar o pensamento geral de que “a manutenção é um gasto para ser eliminado” para um ponto estratégico para o sucesso de uma companhia. Dessa forma, fica mais fácil compreender que é preciso fazer investimento de forma inteligente no setor para que, a longo prazo, eles ajudem a diminuir gastos inesperados. As manutenções preventivas e preditivas são exemplos disso – falaremos mais sobre elas adiante.
Ainda é de responsabilidade desse gestor manter todas as contas claras para os envolvidos nos processos de manutenção.
Como fazer uma gestão eficiente de custos de manutenção
Agora que você já compreende melhor sobre o papel estratégico da gestão de custos de manutenção, é hora de colocar a mão na massa e fazer mudanças. Veja por onde começar:
Priorize com base nos custos
Escolher onde investir o orçamento do setor é essencial para uma gestão estratégica. Para isso, infelizmente, não tem receita de bolo. É preciso considerar particularidades e necessidade de cada empresa. Mas, mesmo sem uma estratégia única que pode ser aplicada em qualquer empresa, há uma decisão importante sobre custo ou risco: escolher entre as manutenções preventiva e corretiva.
A manutenção corretiva é aquela na qual se espera que algo estrague ou algum dano aconteça para que o equipamento seja consertado ou substituído. Optar por este tipo de manutenção pode impactar em um alto volume de despesas não previstas, diminuindo assim a previsibilidade do orçamento. A recomendação é que, no máximo, 10% do tempo (e do orçamento) seja gasto com esse tipo de manutenção.
Já com um plano em que a manutenção preventiva é prioridade, é possível determinar previamente os custos e investimento em manutenção. E, até mesmo, programar substituições de equipamentos e outras ações mais caras com antecedência. A saúde financeira da sua empresa agradece. Afinal, quanto menos surpresas, melhor.
Contrate garantias estendidas
Outro ponto importante é pensar no tempo de garantia dos equipamentos novos. Em muitos casos, especialmente para equipamentos caros e primordiais para a produção, pode ser interessante investir em garantia estendida.
Caso você entenda que não vale a pena aumentar a garantia do equipamento completo, converse com o fornecedor e negocie a possibilidade de segurar por mais tempo, pelo menos, alguns componentes.
Invista em uma gestão inteligente de estoque
A máxima de que “tempo é dinheiro” também se aplica ao setor de manutenção. Por isso, destacamos aqui um ponto que, muitas vezes, passa batido: seu estoque está preparado para atender à demanda de manutenção da sua empresa? Se a resposta para essa pergunta for negativa, infelizmente sua equipe não tem a capacidade de executar tarefas de manutenção em um tempo esperado e de forma eficiente.
É essencial que o estoque tenha peças de substituição e, também, ferramentas apropriadas para executar a manutenção dos seus equipamentos. Outro ponto importante para uma gestão inteligente está relacionado com os equipamentos da sua empresa. Quanto mais semelhantes eles forem ou, pelo menos, dos mesmos fabricantes, mais otimizado pode ser o seu estoque. Isso porque será possível usar as mesmas ferramentas e peças para máquinas diferentes. O custo também diminui, já que você poderá solicitar ao fabricante um volume maior de peças, ganhando assim vantagem na negociação dos preços.
Mantenha sua equipe treinada
Essa dica pode ser aplicada para diferentes setores e mercados. Mas, quando falamos em manutenção, é essencial ter um time treinado para realizar reparos e consertos de maneira mais efetiva.
Hoje, porém, vamos sugerir um passo além nessa etapa: tenha toda uma empresa treinada para o olhar de manutenção. E antes que se pergunte do que estamos falando, a gente já explica.
Quando todos os funcionários da empresa conseguem entender a importância do trabalho de manutenção, eles se tornam verdadeiros aliados. Afinal, o usuário recorrente de um determinado equipamento ou máquina sente de longe o cheiro de problema, antes mesmo dele chegar. Criando esse senso de coletividade, esses funcionários poderão abrir chamados de manutenção preventiva, avisando assim da possibilidade de um problema. Pode confiar: todo mundo sai ganhando!
Gerencie seus custos em uma IMMP
Até o momento, compartilhamos vários caminhos para realizar uma gestão de custos de manutenção inteligente. Mas, afinal, onde entra a IMMP nesse processo?
Antes de mais nada, para quem não está familiarizado, IMMP é a sigla para Plataforma Inteligente de Gestão de Manutenção. E já respondendo à pergunta acima: ela está no processo inteiro! A escolha da tecnologia ideal para gerenciar os custos de manutenção é um dos pilares da efetividade desse processo. E uma IMMP, aliada com suas competências e conhecimentos, pode ser o verdadeiro cérebro de toda a operação.
Combinando as mais recentes tecnologias disponíveis no mercado, uma IMMP reúne dados estratégicos do negócio por meio de Inteligência Artificial (AI), Internet das Coisas (IOT), vários aplicativos nativos e integração com outros hardwares. Ao contrário de outras tecnologias, essa plataforma reúne todas as informações sobre o negócio e transforma esses dados em inteligência. Ou seja, indicações úteis e estratégicas para o negócio
Em termos práticos, um gestor tem em mãos recursos eficientes para acompanhar chamados de manutenção, planos de manutenção preventiva, datas de expiração de garantias, volume de estoque e toda informação necessária para gerir o setor de forma eficiente.
Outra das grandes vantagens desse tipo de sistema é a possibilidade de customização da operação. Lembra quando falamos lá no início do texto que nenhuma operação é igual? Uma IMMP te ajuda a realizar a gestão considerando as particularidades do seu negócio, de forma otimizada e contribuindo para que você não tenha problemas de não-conformidade no setor.
Em resumo: com a ajuda de uma IMMP, você consegue deixar o seu negócio muito mais competitivo. Se quiser saber como essa plataforma pode auxiliar na gestão de custos de manutenção da sua empresa, é só falar com a gente. Até a próxima!