A Gestão da manutenção predial é de suma importância e necessária em qualquer empreendimento corporativo e envolve processos técnico-administrativo, que tem por finalidade, levar a efeito, as medidas necessárias à sua conservação e segurança, bem como garantir que estes imóveis:
Cumpram o seu objetivo;
Propiciem qualidade de vida aos seus ocupantes e vizinhos;
Estejam alinhados às práticas de acessibilidade e sustentabilidade;
Permaneçam adequados às normas e leis vigentes;
Tenham maximização de sua operação e conservação ao menor custo e se possível gerando receitas;
Tenham gerenciamento eficaz da ocupação e disponibilidade de espaços;
Tenham os seus custos (água, energia elétrica, impostos, limpeza, manutenção, outros) controlados e otimizados;
Estejam preparados e adequados, muitas vezes em curto espaço de tempo, a necessidades emergenciais e impactantes, como:
- Greves e convulsões sociais;
- Festas típicas e comunitárias, inclusive Carnaval;
- Pandemias;
- Clima: Enchentes, Seca, abalos sísmicos e outros;
- Acidentes ou incidentes nas localidades em média e grande proporção;
- Vandalismos;
- Entre outros.
A prevenção é a chave do sucesso
A manutenção predial para ser bem-sucedida deve focar o seu principal esforço nas manutenções preventivas, assessoradas por sistemas de controle informatizados e equipes habilitadas, minimizando as atividades de manutenção corretiva. Entretanto, o grande desafio desta gestão é encontrar a medida correta deste esforço preventivo de forma a atingir os bons indicadores e metas evitando o excesso de ações e de recursos financeiros empregados, garantindo justiça e coerência com os recursos disponibilizados, bem como satisfação do cliente.
Poder fazer a gestão predial de 10.000 sites e 8.000 edificações, envolvendo lojas, prédios administrativos e operacionais, espalhados ao longo da extensão territorial deste país foi um desafio que exigiu muito de mim, além do cumprimento técnico das exigências legais e normativas, bem como do dever de racionalizar custos e otimizar recursos.
Com isso em mente, fiz esse artigo com o intuito de propagar o conhecimento a ajudar a quem interessar.
O primeiro alerta que deixo, é que existe uma gama de diversidades que precisam ser respeitadas e trabalhadas dentro de um planejamento que contenha a organização dos trabalhos e definição de responsabilidades, e que também devem ser consideradas as diversidade das naturezas e características existentes de cada região, cujas exigências de modelos e formas de manutenção são diferentes.
Dentre todos os pontos que devem ser respeitados, os que mais impactam na correta manutenção predial desse universo de edificações, estão:
Logística (aérea, terrestre e fluvial);
Suprimentos;
Qualificação da mão de obra;
Entendimento das diversidades (cultura, costumes regionais, religião, manifestações e vocabulário regional);
Comunicação;
Segurança física e patrimonial;
Variações climáticas, entre outros.
Não se controla aquilo que não se mede (W Edwards Deming)
Para que a gestão seja bem-sucedida, é necessário um forte controle dos processos, contratos e resultados, além de grande envolvimento e incentivo constante das equipes.
A Simplicidade nos controles, formulários e procedimentos, com conteúdo de fácil entendimento e aplicabilidade, são absolutamente necessários para garantir a segurança e confiabilidade das informações, lembrando que neste segmento lidamos com profissionais de diferentes níveis.
Nunca pare de buscar
A inovação tecnológica deve ser uma busca incessante, pois além dos ganhos de produtividade e dos sistemas de gerenciamento a cada dia mais evoluídos, os materiais e softwares aplicados à manutenção predial influenciam positivamente no trabalho das equipes.
A Inspeção Predial como grande aliada
Inspeção Técnica é fundamental e deve ser aplicada de forma coerente com a complexidades e porte de cada endereço, é um olhar mais apurado, técnico e crítico das edificações, que poderá levantar informações fundamentais para a conservação e segurança do imóvel.
Não descuide da parte documental e contratual
É importante revisar periodicamente os escopos contratuais de forma a mantê-los com a especificação técnica e seus anexos atualizados. Atento a possibilidade de compartilhamentos, melhoria de logística e de critérios de suprimentos, bem como com SLA (Service Level Agreement) e KPI (Key Performance Indicator) justos e adequados, visando facilitar a gestão e manter-se tecnologicamente em dia.
Atenção aos Planos de Contingência
Para uma boa Manutenção Predial, é fundamental assegurar que rotineiramente sejam atualizados os planos de Contingência, logística, procedimentos de antecipação ao período de chuvas, plano de comunicação de sinistros e eventos da natureza, isso vai garantir a perfeita operação das edificações, e mesmo que ocorra algum sinistro, todos os envolvidos saberão como se comportar em cada situação.
SSMA (Saúde, Segurança e Meio Ambiente)
Ações voltadas a questões ambientais e de responsabilidade social são necessárias e devem ser implementadas e previstas nas especificações técnicas, de forma que os trabalhos sejam produtivos, mas também de forma sustentável e ecologicamente corretos, com a adoção de projetos e práticas sustentáveis, respeitando a utilização dos recursos naturais no uso consumo e descarte, reaproveitando materiais, coleta seletiva de lixo, treinamentos, acessibilidade, geração de empregos sustentáveis nas comunidades próximas ao local dos trabalhos, entre outros.
Diversidade dentro das Equipes
Outro ponto importante é implantar e respeitar a diversidade dentro das equipes, reunindo colaboradores de diferentes gêneros, religiões, idades, etnias, orientações sexuais, entre outros aspectos, estimulando o aprendizado e troca de ideias diferentes diante das experiências e conhecimentos, obtendo ganhos de produtividade com inovações nessas diferenças que certamente contribuirão muito na resolução de problemas e tomadas de decisão.
Disseminação de conhecimentos por meio de histórias
Por fim, além dos grandes desafios e responsabilidades impostas ao dever, há outro grande aprendizado que gostaria de compartilhar com vocês, o qual tem como intuito melhorar a integração entre as equipes e ainda por cima auxiliar na disseminação dos conhecimentos, que é a contação de histórias e experiencias vividas.
Essa é uma prática milenar de expressão e socialização. As histórias além de descontrair e aumentar o vínculo entre as pessoas, ajudam a formar o repertorio de soluções de problemas.
Certa vez alguém me contou que adorava ver a moça do tempo no jornal de TV, porque além de bonita, ele via onde ia chover e onde havia riscos de incêndios. E com essas informações ele reorganizava suas equipes para eventual atendimento emergencial, porventura necessários.
Este caso nos fez criar um procedimento formal que em épocas de chuvas, diariamente e de forma centralizada, fosse enviado a todas as equipes a previsão do tempo do próximo dia e da semana. Com isto reduziu-se muito a necessidade de atendimentos emergenciais bem como o prazo de atendimento destes casos.
Relatos de bons casos técnicos, soluções adotadas em locais com os recursos escassos, características de equipamentos e instalações, servem de fonte de inspiração e de conhecimento aos demais, e quando são contados em forma de história, são decorados com mais riqueza de detalhes.
Essa é a minha contribuição, espero que tenha gostado.
Eudoxio Medeiros de Araujo Neto
Expertise em gestão de contratos, manutenção predial, facilities, obras e reformas prediais.