Assim que o Síndico e Conselheiros são escolhidos na AGI (Assembleia Geral de Instalação), é iniciado o processo de entrega do Empreendimento (seja comercial ou residencial) para os novos responsáveis, o novo corpo diretivo do Empreendimento. As empresas que vão dar suporte para o Síndico, como Administração de Condomínio, Serviços Terceiros e Consultoria Tecnica muitas vezes são recomendadas pela construtora, ficando a cargo do Síndico mantê-las ou solicitar outra de sua confiança desde que respeitados os limites financeiros disponibilizado para cada área.
Com todos os processos de contratação realizados, o Sindico precisa receber o empreendimento da construtora. No presente artigo, vamos apresentar os cuidados para essa etapa, assim como documentos e formas de não comprometer o Síndico nem o Condomínio. Pontuando todos os documentos legais, procedimentos de manutenção previstos pela NBR 15575 e NBR 5674 e possíveis ocorrências.
O Síndico, podendo solicitar suporte da Administração de Condomínios, precisa listar os documentos que precisa recolher da Construtora, conforme apresentado na Figura 1.
Esses documentos podem ser enviados de forma digital ou física, pois eles a partir de então pertencem ao Condomínio e devem permanecer arquivados em loco. lembrando que documentos assinados, precisam ser entregues fisicamente ou microfilmados, conforme lei LEI Nº 12.682, DE 9 DE JULHO DE 2012, especialmente por conta do Parágrafo 04.
Existem documentos que pedem um olhar mais técnico e crítico do Sindico, caso ele não seja Sindico Profissional ou capacitado para a análise, existe a possibilidade de contratar Consultores Técnicos para a área de manutenção predial. A análise desses documentos é extremamente crucial para o bom funcionamento dos elementos prediais e para a segurança de todos os usuários do edifício. Conforme a Figura 2, os documentos consistem em manuais de equipamentos e projetos, que devem acompanhar as ART’s dos responsáveis técnicos. E futuramente, o número desses documentos vão se multiplicar, por conta de novas ações que serão realizadas no condomínio. Ações essas que são orientadas pelos documentos Técnicos que foram coletados junto a Construtora.
Os documentos referenciados na Figura 2, auxilia a equipe do Condomínio na tomada de decisões técnicas, estratégias para manutenção e também na forma de contratação e fiscalização de serviços que serão realizados. Por exemplo:
o Manual de Manutenção do Edifício, estabelece a periodicidade e procedimentos de manutenção de cada componente, seguindo à risca a NBR 5674 e NBR 16280. Normas essas que também devem andar sempre à mão da Equipe Técnica, para tomadas de decisões rápidas e assertivas baseada no conhecimento da forma de execução das Manutenções e Reformas, assim como conferir se o Manual entregue pela construtora está correto.
Um ponto de atenção, que é apresentado pela Advogada Erica Faeber (2018), em um artigo no Site “O Condomínio” é, atentar-se ao “Termo de Responsabilidade de 100% de Funcionamento” que refere-se à época da entrega do prédio ou da época de sua instalação. O elevador por exemplo é um dos equipamentos que é disponibilizado em época de obra para deslocamento vertical de equipamentos e materiais. Além dos elementos acima, existem Condomínios com particularidades que muitas vezes fogem à convenção e manuais de síndico, como por exemplo:
- Bosques;
- Áreas com plantas ou espécies que não podem ser removidas;
- Posso artesiano;
- Água de reuso;
- Rios próximos;
Esses elementos precisam de cuidados redobrados por parte do síndico, tanto na documentação como nos cuidados necessários para lidar com essas peculiaridades.
Hora de pegar o bastão, nesse momento é muito importante ter alguém do conselho ou o representante Técnico para auxiliá-lo na vistoria e no caso de divergências incluir adendos, mencionar irregularidades ou mesmo falta de documentos que se não forem graves serão fornecidas posteriormente pelos responsáveis, o que resguarda o condomínio de gastos futuros. Isso tudo registrado em ATA que deverá ser anexada ao TERMO DE RECEBIMENTO DAS ÁREAS COMUNS e arquivada no condomínio junto com toda a documentação.
Bastão na mão, quer dizer Condomínio entregue e hora da Implantação, mas este é outro artigo.