Assim que o Síndico e Conselheiros são escolhidos na AGI (Assembleia Geral de Instalação), é iniciado o processo de entrega do Empreendimento para os novos responsáveis. E nessa hora surgem as seguintes dúvidas com relação a toda papelada que será entregue:
- Como fazer isso de forma segura?
- Quais documentos são fundamentais nessa passagem de bastão?
- Há um procedimento adequado?
Documentos cruciais na passagem
A quantidade de documentos a serem entregues é relativamente grande. Sabendo disso, o Síndico pode solicitar suporte para a administradora do condomínio. É comum encontrar inclusive administradoras que possuem um corpo técnico para auxiliar nessas questões.
Bom vamos lá, os principais documentos são:
- Habite-se;
- Alvará de Execução da edificação;
- AVCB;
- Projeto aprovado pela prefeitura;
- Memorial descritivo de venda;
- Projetos legais, Asbuilt e ART’s;
- Recibo das concessionárias – água, esgoto, energia elétrica;
- IPTU;
- Manual de Uso Operação e Manutenção da edificação;
- Certificado ambiental;
- Notas fiscais e manuais dos equipamentos instalados; e
- Lista de itens do enxoval do prédio;
Todos esses documentos podem ser enviados de forma digital ou física, lembrando que documentos assinados, precisam ser entregues fisicamente ou microfilmados, conforme lei LEI Nº 12.682, DE 9 DE JULHO DE 2012.
Calma que tem mais um detalhe
No meio de todos esses documentos existem alguns que pedem um olhar mais técnico, que são os manuais e os projetos.
Estes serão largamente utilizados pela equipe de manutenção predial.
Os projetos servirão como base de consulta para modificações internas, busca de tubulações encaminhamentos de cabos, dutos, referencia para alterações. Enfim, possuem uma gama gigantesca de funcionalidade futura. Então é preciso que o recebimento seja feito da forma correta. Analise com calma e tenha certeza que possui todos.
O Manual de Uso Operação e Manutenção da edificação, é outro documento importantíssimo, ele será utilizado como base para fazer o Plano de Manutenção da edificação. Isso porque nesse manual há a periodicidade e procedimentos recomendados pelos fabricantes e instaladores para manter os equipamentos e sistemas em perfeitas condições e os cuidados necessários para manter a garantia.
E só para finalizar, além de todos esses documentos listados, existem Condomínios com particularidades, as quais muitas vezes fogem à convenção e manuais de síndico, como por exemplo:
- Bosques;
- Áreas com plantas ou espécies que não podem ser removidas;
- Poço artesiano;
- Águas de reuso;
Esses elementos precisam de cuidados redobrados por parte do síndico na hora de receber a documento, porque possuem documentos específicos. Por exemplo, no caso do poço artesiano, junto com toda a documentação deve haver a outorga do poço, e esse é apenas um caso.
Enfim, muito cuidado ao receber o condomínio, nesse momento é muito importante ter alguém do conselho ou algum representante Técnico para auxiliar na vistoria, e no caso de divergências incluir adendos, mencionar irregularidades, ou mesmo falta de documentos deve ser dito e registrado.
O que é outro ponto muito importante, lembre-se de registrar tudo em ATA e arquivar no condomínio junto com as demais documentações.
Agora com a documentação passada, é hora da Implantação, mas isso é tema para outro artigo.