O processo de contratação de serviços ou produtos para o condomínio é uma tarefa complexa, e se não for feita da forma correta pode trazer muitos problemas para o empreendimento.
Pensando nisso, surgiu esse artigo com 5 passos para te ajudar nessa tarefa.
1º passo – Selecione pelo menos 3 empresas diferentes
Um problema muito comum que acontece nos condomínios é com relação a compatibilização dos orçamentos. O Gestor precisa do serviço X e pede o orçamento para empresa, essa por sua vez orça o serviço Y, Z, W, menos o X.
Por isso é muito importante que tenha no mínimo 3 (três) orçamentos diferentes, porque se uma falhar, ainda terá duas propostas diferentes.
2º passo – Tenha o escopo do serviço e/ou descrição do produto
É muito importante que você tenha o escopo do serviço que será realizado, muito bem definido. E o mesmo vale para produtos, você precisa saber a descrição do material, modelo, marca, capacidade. Isso porque uma cotação bem solicitada reduz consideravelmente a probabilidade de problemas futuros.
Você precisa detalhar ao máximo o serviço ou produto pretendido, forneça o máximo de informações que possam ser realmente importantes para a empresa ou profissional. Em certos casos, inclusive, é interessante anexar na solicitação fotos ou documento com detalhes técnicos dos produtos/serviços.
3º passo – Peça ajuda
Ninguém é obrigado a saber de tudo, então não tenha vergonha de pedir ajuda. Tenha em sua agenda contatos de pessoas de confiança especialistas em suas áreas de atuação, para as quais você pode pedir ajuda.
Não tome a decisão sozinho(a) compartilhe com o conselho do condomínio, administradora, gerentes, zeladores, equipe de manutenção, coloque todos os principais envolvidos para te ajudar no processo.
4º passo – Analise os orçamentos
E aqui é para você de fato analisar os orçamentos, não caia na tentação de fechar com as empresas de valores muito baixos, o preço não pode ser o único critério da escolha.
Como visto na tirinha do Zé Faísca, as vezes o barato sai caro. Então reforço novamente:
– Não se baseie apenas no preço do serviço.
É importante checar as referências da empresa/produto, verifique com outros gestores prediais que já realizaram serviços com essa empresa, veja como é a nota deles no ReclameAQUI, o índice de resposta, quais foram as reclamações – se possuir – e quais as respectivas soluções.
Ao fazer isso preste atenção na proximidade entre empresa e condomínio, isso é crucial porque pode ser que o valor orçado inviabilize o serviço, mas por conta da distância, então terá em mãos orçamentos com o mesmo escopo, mas com valores muito diferentes por conta da distância, e isso vai gerar uma certa confusão na hora de analisar as propostas.
Visite o site da empresa, procure por informações sobre os serviços e produtos que serão cotados, especificações técnicas sobre garantias, referências da empresa, olhe se tem outros clientes, o ano em que realizou esse serviço.
Lembrando que a qualidade do site, diz muito sobre a empresa. Claro que não é uma regra, mas é um fator muito importante a ser considerado.
Dependendo do serviço que será realizado, faça um contrato contendo tudo o que foi acordado, como valores, prazos de entrega, garantia, porque mesmo que todas as referências sejam boas, segurança nunca é demais.
5º passo – Busque por ferramentas que lhe auxiliem nesse processo
Existe no mercado alguns sites que auxiliam no processo de contratação, há inclusive plataformas de cotações on-line totalmente focadas em serviços condominiais. Use a tecnologia a seu favor.
Você não precisa mais ficar com medo de ser enganado(a) pelo Zé Faísca, há diversas formas de se prevenir e fazer a contratação de forma correta.
Boas manutenções prediais para ti.