É prática recorrente em todas as rotinas de manutenção predial, independente da natureza do empreendimento – comercial, residencial, galpão, hospital, shopping – as famosas rondas de inspeção. As quais são extremamente importantes e fundamentais para a boa mantenabilidade da edificação. Mas será que as suas rondas são eficientes?
Eficiência nada mais é do que fazer certo as coisas. Geralmente está ligada ao nível operacional. Como realizar as operações com menos recursos, menos tempo, menor orçamento, menos pessoas, menos matéria-prima. Ou seja, para que sua ronda seja eficiente, ela deve ser feita da forma certa com o menor uso de recursos possível. Isso é eficiência, fazer as coisas de forma certa.
Quando as rondas são implantadas, elas funcionam muito bem e de forma eficiente, contudo com o passar do tempo tais atividades repetitivas se tornam entediantes e a equipe começa desvaler a importância e menosprezar a criticidade dessa atividade.
Não há como fugir dessa certeza de que mais cedo ou mais tarde algum colaborador irá faltar com a honestidade no preenchimento dessas rondas, ou simplesmente perderá a eficiência pelo fato de a equipe passa todos os dias no mesmo local, e seus olhos se “acostumam” com as falhas, e começam a desconsiderar alguns pontos, os quais podem ser gritantes e extremamente cruciais, mas pelo fato de que eles vêem o problema todo dia, não se importam mais, pois já virou rotina passar naquele local, naquela hora, com aquela folha, com a caneta azul anotando o status de todas aquelas 5478 lâmpadas, 1279 torneiras, 7898 mesas, etc. é um processo cansativo, então para que não perca a eficiência, deve ser planejado de tal maneira que minimize essas probabilidades.
Para mitigar essa falha, uma das propostas é que essas rondas sejam revezadas entre a própria equipe, por exemplo, hoje o colaborador X faz a ronda na área 1, e o colaborador Y faz a ronda na área 2, depois de um mês trocam de áreas, isso é algo simples que funciona. Outra mudança que também gera progresso é a análise da complexidade do documento de ronda a ser preenchido, quanto mais simples o entendimento e preenchimento, melhor. Então se sua folha de ronda é complicada o entendimento e/ou o preenchimento, reavalie e refaça esse material, irá mudar para melhor a eficiência das rondas no seu empreendimento. E quando for fazer o novo documento, evite deixar muitos campos para que o colaborador insira partes escritas, faça de tal forma em que ele tenha apenas tenha a opção de colocar X ou ticar algum campo. E o terceiro e último ponto de sugestão é referente a periodicidade de execução dessas rondas, pense se realmente é necessário que o manutencista passe duas vezes ao dia no depósito XYZ. O que é muito comum é encontrar casos no qual o colaborador passa mais de uma vez por dia no mesmo lugar e pelo fato de ter que fazer muitas rondas por dia, não possui disponibilidade para realizar os reparos necessários, isso com o passar do tempo gera um desgaste e consequentemente o descaso por parte da equipe que vê o mesmo problema todo dia, mas que não tem tempo para solucionar, isso fará com que entrem no modo automático.
Se atentem para esses pontos, reavaliem suas rondas, converse com a equipe, ouça o que todas têm a dizer, recolha o maior número de informação possível para que possa tomar atitudes pautadas em fatos, acompanhe algumas rondas e otimize o seu processo, somente com essas pequena mudanças, o resultado final será muito mais eficiente.
Boas manutenções, se cuidem, e até a próxima.