Segundo o dicionário Aurélio, Administrar é um ato de gerir, governar ou dirigir (algo próprio ou não). Neste sentido, podemos entender de que administrar é o processo de planejar, organizar e controlar os recursos. É também uma forma de conduzir o pensamento à ação por meio de decisões que envolvam pessoas e recursos de maneira eficiente e eficaz.
Condomínio Edilício é um conjunto de edifícios, prédios e construções, que possui uma área exclusiva (área privativa) e outra de uso comum aos moradores.
Tecnologia é o conjunto de técnicas, habilidades, métodos e processos usados, seja, na produção de bens ou serviços, bem como, na realização de objetivos.
Assim, podemos entender que o processo ACT (Administração, Condomínio e Tecnologia), tende a se adaptar a qualquer modelo de condomínio, seja este residencial, comercial, escola, shopping, galpão logístico, etc.
Muito bem! Agora que entendemos um pouco sobre cada conceito, podemos adentrar na realidade e complexidade, que é administrar um condomínio, e como utilizar a tecnologia para melhorar na gestão e transparência.
Mudanças vêm acontecendo todos os dias e outras tantas virão no decorrer do tempo. Como o fator tempo é algo relativo, devemos estar sempre atentos a qualquer momento. Não podemos voltar o tempo, mas, conseguimos planejá-lo.
A gestão de um condomínio requer estar atento o tempo todo, e as mudanças são inevitáveis. Por outro lado, o síndico (a quem desempenha o papel na administração) precisa estar preparado tanto pelas mudanças quanto pelo atendimento aos condôminos.
Mudanças impactantes que a tecnologia trouxe na gestão condominial
Começaremos com a portaria virtual onde se torna presente o uso da tecnologia para identificação e autorização da entrada de pessoas, tendo assim, um acompanhamento e controle no fluxo de todos que se adentram ao condomínio. Esse processo já não é tão novo e se faz presente em muitos condomínios.
Partindo nesta jornada sobre tecnologia, temos o uso de monitoramento através de câmeras nas áreas comuns. Nada novo até aqui, já que a câmera está presente em inúmeras situações que necessitam de controle e vigilância.
O fato é que a tecnologia aplicada neste recurso, faz com que ele se torne mais inteligente e integrativo, como por exemplo, a Internet das Coisas (IOT) onde é possível acessar as câmeras de qualquer lugar através da conectividade IP. Desta forma, o uso dessa tecnologia para a gestão do condomínio se torna fator preponderante, uma vez que, muitas pessoas têm o hábito de não assumir suas responsabilidades, principalmente quando há quebra de algo de uso comum no condomínio.
Como estamos falando de administração e tecnologia, podemos citar aqui o fluxo de informações, seja por meio de correspondências, seja por mensagens eletrônicas.
No primeiro caso, temos o uso de armários inteligentes para correspondências e encomendas, conhecido como lockers. São armários de diversos tamanhos para recebimento de correspondências e encomendas de forma assertiva e rastreada, sem perda ou extravio.
Aproveitando…como está a manutenção preventiva de seu condomínio?
Atualmente, tudo isso pode ser feito on-line. Existem plataformas no mercado que visam ajudar nesse processo. Tudo dentro das normas estabelecidas pela ABNT. São serviços especializados em engenharia de manutenção, que fazem a digitalização da edificação e tudo é acompanhado pelos condôminos e síndico, mostrando transparência e dando apoio na gestão condominial.
Ainda no segmento do uso de tecnologias embarcadas e processos, não podemos deixar de falar sobre a prestação de contas de forma digital
Como o condomínio está isento da emissão de balanço patrimonial por não ser uma empresa de fato, a demonstração financeira deve ser apresentada aos seus moradores.
Algumas tecnologias se fazem presentes, onde o uso da prestação de contas digital torna a gestão mais eficiente. O próprio morador pode acessar a qualquer momento as contas do condomínio, interagir via aplicativo para dúvidas ou esclarecimentos, trazendo transparência financeira e mais do que isso, zero emissão de papéis, contribuindo com o meio ambiente.
Por último e tão importante como todas as outras tecnologias, temos as assembleias virtuais que se tornaram grandes aliadas do síndico.
Muitas das tecnologias apresentadas, já existiam há algum tempo e foram transformadas com a chegada massiva da tecnologia.
Por outro lado, surgiram novas ferramentas tecnológicas trazidas pela própria necessidade de comunicação, processos mais ágeis e maior conectividade e integratividade. Podendo ser implantadas em qualquer condomínio conforme necessidade, por serem adaptáveis e flexíveis.
Com a mudança em andamento, a pandemia do Covid-19 nos forçou a tomar decisões repentinas e necessário replanejamento. E nos mostrou também que, a tecnologia é um fator importante em todos os processos.
Renato Lima