Hoje, grande parte das construções que exigem as manutenções prediais constantes, buscam trabalhar apenas com a manutenção corretiva, pouco são os casos que atuam preventivamente nos seus sistemas prediais.
Há pouco tempo fiz um artigo técnico pautado numa pesquisa de campo aplicado em uma indústria de alimentos de grande porte. Lá, assim como na maioria dos complexos prediais trabalhava apenas na quebra, conserto, manutenção emergencial e ações reativas.
Visando alterar esse modo de atuação decidiu-se inserir nessa estrutura de gestão a figura do “super-homem” Planejador de Manutenção Predial. Personagem muito raro no cenário brasileiro nos complexos de manutenção predial.
A sigla PPCGM – Planejamento, Programação, Controle e Gestão da Manutenção, baliza e defini muito bem as ações do “super-homem”. Com o aporte de um software o Planejador conseguiu mudar a realidade dos ambientes administrativos, operacionais e áreas de sua responsabilidade através da atuação preventiva obtendo um ambiente e equipamentos mais seguros, disponível e confiável para os usuários.
O uso da ferramenta do ciclo PDCA aplicada a gestão para fazer “girar” todo esse planejamento foi de extrema importância. Aqui fica uma super dica para você leitor quanto ao uso dessa ferramenta incrível.
Vamos lá conhecer essa aventura?
Estudo de Caso
O artigo se passa numa indústria de alimentos multinacional que produz e distribui bebida gasosa e sucos. Por motivo de confidencialidade, não poderemos divulgar o nome dessa empresa.
Após reformulações estruturais da empresa decidiu-se por questões de baixo custos primarizar a gestão da manutenção predial. Nesse cenário, após a crescente demanda dos serviços e a desorganização da atuação da equipe em “campo” entra em “cena” a contratação de um Planejador de Manutenção. Seria esse o “salvador” e organizador da crescente demanda.
Primeiramente foi importante estabelecer um fluxo de funcionamento da nova função. Abaixo destaco 5 passos para o funcionamento do PPCGM predial no dia a dia:
1º Passo.: Recebimento da solicitação ou notas de serviços via software (Cliente internos);
2º Passo.: Após filtro criação de Ordem de Serviço (Supervisão Predial/Planejamento);
3º Passo.: Provisões quanto a materiais, lista de tarefas a executar, ferramentas necessárias e estimativa de tempo (Planejador Predial);
4º Passo.: Após programação da ordem com data, local e horário, encaminha-se para execução (Equipe predial), algumas programações são alinhadas diretamente com o cliente interno devido a disponibilidade da área para reparo; e
5º Passo.: Fechamento das ordens retornando para o Planejamento/financeiro (se for o caso), havendo a liquidação da ordem no planejamento, finanças e custos. (Contabilidade)
O Planejamento
Podemos dizer que um bom planejamento faz a diferença dos executantes frente aos serviços operacionais em “campo”. Análises como:
Verificação de homem-horas necessários para tais atividades?
Quais materiais necessários pra a atividade?
O material está disponível no almoxarife ou será preciso comprar?
Qual tempo de espera caso seja necessário comprar?
Dentre outras diversas perguntas que precisam ser respondidas.
Muitos dizem que para se fazer um planejamento adequado é necessário responder as perguntas “O que?” e “Como?”. Bom, diria que não necessariamente apenas isso, o planejamento predial é muito atípico e deve ser analisado também outros aspectos.
A Programação
Após planejamento da atividade, o super-homem precisa programar os serviços de modo a “encaixar” no calendário as solicitações e que muitas das vezes torna-se necessário o apoio da área que solicitou tal demanda. Ou seja, uma das características que o planejador indiscutivelmente deve ter é a capacidade de se relacionar com os clientes internos.
Diria até que é necessário um bom “jogo de cintura” e um bom poder de negociação, pois o desafio de agregar a mão de obra disponível e buscar atender a diversos clientes ao mesmo tempo, visando a satisfação do mesmo não é nada fácil.
A Gestão da Manutenção
E após o serviço ser Planejado, Programado e Executado, o que fazer?
É indispensável a atuação de uma gestão limpa e transparente, de fato, é através da mesma que se conseguiu resultados tão significantes num curto espaço de tempo.
O grande desafio de conseguir gerir amplos e diversos espaços com uma verba bastante reduzida exige maior rigor técnico e controle das atividades. Claro, além de um ótimo planejamento anual dos serviços e em particular dos recursos financeiros.
Resultado
O resultado será consequência das atitudes e estratégia tomadas por cada colaborador do setor e organização. Certo de que se continuarem esse desenvolvimento dia após dia, tendo sempre o apoio da diretoria e gerência, sem dúvida que a colheita de resultados extraordinários seria gerado.
Mesmo com um cenário bastante desafiador nesse primeiro ano de colheita do PPCGM, conseguiu-se atingir em todos os meses as metas de 85% proposta para execução das OS´s não planejadas. Com um aumento de 3,4% no percentual do índice acumulado em relação ao ano anterior fechou-se o ano com resultado bastante satisfatório. Resultado esse que levou toda a equipe a ganhar o prêmio no ano de 2018.
Conclusão
O PPCGM se consolida a cada dia como uma grande quebra de paradigmas no quesito Manutenção Predial. De fato os investimentos em manutenção predial no nosso país ainda são bastante precários, porém, é nesse cenário bastante desafiador, em meio à crise que surge um grande diferencial da empresa em criar um planejamento voltado totalmente para executar serviços de Engenharia de Manutenção Predial.
O que antes era atividade terceirizada, com diversas ações de reparo reativas, ou seja, só se conserta quando quebra e muita das vezes nem quando quebra. A primarização de um setor de manutenção predial para atuar em pequenos, médios e grandes reparos (após estudos de engenharia de manutenção e implantação de um PPCGM) em plantas de uma fábrica e centros de distribuição de uma multinacional do ramo de alimentos conhecida nos sete cantos do mundo. Com isso, pode-se afirmar que com o PPCGM foi possível desenvolver um modelo de gestão única para tratar de manutenção predial implicando em melhorias nos índices de manutenção, produtividade, redução de custos (um dos principais valores adquiridos), disponibilidade, confiabilidade entre outros benefícios.
Espero que tenha gostado dessa aventura.